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Disposition

Ist WhatsApp in der Disposition DSGVO-konform?

Ist WhatsApp in der Disposition DSGVO-konform? Mit Heylog kannst du die Messenger DSGVO-konform verwenden.

Immer mehr Fahrten werden mit Subunternehmen und externen Fahrern durchgefĂŒhrt. Um die gewohnt schnelle Kommunikation zu ermöglichen, wird hĂ€ufig auf bekannte und bewĂ€hrte Anwendungen wie WhatsApp, Facebook Messenger und Viber zurĂŒckgegriffen. 

Schließlich kann man damit schnell und unkompliziert Auftragsdetails ĂŒbermitteln, den Standort erfragen oder wichtige Informationen zu Verzögerungen teilen. Doch viele wissen nicht, dass der Einsatz von WhatsApp auf dem privaten Smartphone in der Disposition nicht DSGVO-konform ist und im Ausnahmefall zu hohen Strafen fĂŒhren kann.

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Darum wird WhatsApp hÀufig in der Disposition genutzt

Es gibt viele GrĂŒnde warum Fahrer und auch Disponenten auf die bekannten Chatdienste zurĂŒckgreifen:

  • Fahrer wollen keine neuen Apps installieren
    „Wir haben schon öfter versucht Fahrer zu anderen KommunikationskanĂ€len zu bewegen, jedoch ohne wirklichen Erfolg“
  • Hoher und teurer Integrationsaufwand fĂŒr Alternativen
    „Neue Systeme zu implementieren ist oft mit hohen Kosten verbunden und nimmt fĂŒr uns einfach zu viel Zeit in Anspruch“ 
  • Zusammenarbeit mit Subunternehmen und externen Fahrern macht es fast unmöglich ein einheitliches System zu integrieren
    „Wir nutzen zwar ein TMS (Transport Management System), das von unseren eigenen Fahrern genutzt wird. Doch wenn wir mit Subunternehmen zusammenarbeiten, lĂ€uft die komplette Kommunikation ĂŒber WhatsApp. Es ist sehr schwierig in diesem Bereich etwas zu Ă€ndern“

Es ist also verstÀndlich, dass WhatsApp einer der meistgenutzten KommunikationskanÀle in der Disposition ist, gefolgt von Facebook Messenger und Viber.

Aktuell nutzen ĂŒber 90% der Fahrer einen dieser Messenger-Dienste.

Bei Urlauben oder KrankenstĂ€nden können auf diesem Weg wichtige Informationen aber nur mĂŒhsame an Kollegen weitergegeben werden. Deswegen werden aktuell hĂ€ufig WhatsApp-Gruppen erstellt, was wiederum zu vielen nicht relevanten Benachrichtigungen fĂŒhrt und Disponenten oft wertvolle Zeit kostet.

Warum ist WhatsApp in der Logistik nicht DSGVO-konform?

WhatsApp ist fĂŒr Disponenten und Fahrer im geschĂ€ftlichen Umfeld nicht DSGVO-konform. Das gilt ĂŒbrigens auch fĂŒr interne Abstimmungen zu AuftrĂ€gen oder FahrtenplĂ€nen.

Eines der Probleme ist, dass das Recht auf DatenportabilitĂ€t kaum durchgesetzt werden kann, weil WhatsApp auf dem installierten Smartphone diese Funktionen schlicht nicht unterstĂŒtzt. Dasselbe gilt fĂŒr Löschanfragen. Wenn daher ein Fahrer diese Rechte einfordern sollte, steht man in der Disposition vor einer schwierigen Aufgabe und ist mit möglichen Datenschutzverletzungen konfrontiert.

Hohe Strafen bei VerstĂ¶ĂŸen

VerstĂ¶ĂŸe gegen die DSGVO können sehr teuer werden. Die Datenschutz-Grundverordnung sieht hier Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes vor – je nachdem, welcher Betrag am Ende höher ist.

Um datenschutzrechtlichen Problemen zu entgehen, sollte WhatsApp auf dem Smartphone des Disponenten also am besten komplett fĂŒr die Fahrerkommunikation vermieden werden.

So verwendest du ab sofort WhatsApp in der Disposition DSGVO-konform

Mit Heylog können Disponenten WhatsApp, Viber und Facebook Messenger einfach und unkompliziert DSGVO-konform nutzen und das ganz ohne aufwendigen Integrationsaufwand.

Durch die Integration von WhatsApp bei Heylog werden personenbezogene Daten fĂŒr die Seite der Disposition nicht von WhatsApp sondern von Heylog verarbeitet - und das ganze verschlĂŒsselt und in Deutschland gespeichert.

FĂŒr die Fahrer Ă€ndert sich dabei gar nichts: Sie können weiterhin den WhatsApp oder den Chatdienst ihrer Wahl auf ihrem Smartphone nutzen. Die Fahrer bekommen dazu ganz einfach einen Link zugesendet und können dann direkt in WhatsApp mit der Dispisition kommunizieren und geben somit auch ihre EinverstĂ€ndniserklĂ€rung fĂŒr die Nutzung dieser Chatdienste. 

Der Disponent bekommt alle Nachrichten der Fahrer in einem ĂŒbersichtlichen Dashboard angezeigt, egal ob diese Nachricht ĂŒber Whatsapp, Facebook Messenger oder Viber geschickt wird. So muss man nicht mehr viele verschiedene Apps auf dem privaten Smartphone verwalten und hat die wichtigsten Nachrichten und Daten immer griffbereit. Geantwortet wird natĂŒrlich auch gleich direkt in Heylog mit automatischer Übersetzung und vielen weiteren, wichtigen Funktionen fĂŒr den Dispositionsalltag.

Wenn du das gleiche Problem hast, dann teste jetzt Heylog unverbindlich und kostenlos unter www.heylog.com.   

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