5 Tipps um in der Disposition Zeit und Nerven zu sparen
Wir wissen alle, wie stressig der Dispositions-Alltag sein kann. Während man kurz einen verdienten Schluck vom Kaffee nimmt, braucht die nächste Fahrt schon wieder die volle Aufmerksamkeit, weil etwas nicht wie geplant läuft.
Du bist in ständigem Austausch mit deinen Fahrern und das auf ganz unterschiedlichen Kommunikationskanälen: Das Telefon klingelt und parallel dazu erscheinen eine WhatsApp-Nachricht und eine neue SMS auf deinem Handy.
Deine Fahrten sind durch das TMS (Transport Management System) bereits gut verwaltet. Doch einige deiner Fahrer sowie deine Subunternehmen, mit denen du arbeitest, nutzen es nicht. Was nun?
Diese Tipps helfen dir im stressigen Alltag in der Disposition Zeit und Nerven zu sparen.
1. Schnelle Übersetzung von Nachrichten in unterschiedliche Sprachen
Als Disponent muss man mittlerweile viele Sprachen sprechen. Die richtigen Worte für schnelle Rückfragen – beispielsweise wo sich der Fahrer bereits befindet oder ob bei der Entladestelle alles funktioniert hat – kann man mittlerweile im Schlaf. Für wichtige Rückfragen und Problemfälle muss man dann allerdings tiefer in die Sprachen-Trickkiste greifen.
Für schnelle Übersetzungen helfen dir Google Translate (translate.google.com) und DeepL (deepl.com). Mit diesen beiden Tools kannst du ganz einfach erhaltene Nachrichten übersetzen. Die Sprache wird dabei automatisch erkannt und du kannst deine Antwort sofort in viele Sprachen übersetzen lassen.
Wusstest du?
Mit Heylog kannst du direkt mit deinen Fahrern über WhatsApp, Facebook Messenger & Co. schreiben und deine Nachrichten automatisch übersetzen lassen.
2. Text-Vorlagen für wiederholende Nachrichten
Schreibst du den Tag über immer wieder dieselben Nachrichten?
- „Hier ist die Adresse für den Pick-Up“
- „Hier sind die Dokumente für den Zoll.“
- „Schaffst du die Lieferung beim Kunden bis 15:00?“
Für wiederholende Nachrichten kannst du dir in einem Word-Dokument eigene Vorlagen schreiben und mit Kopieren (STRG + C) und Einfügen (STRG + V) in den Chat mit dem Fahrer einfügen.
Wusstest du?
Mit Heylog kannst du mit nur zwei Klicks Vorlagen auswählen und ganz einfach und rasch antworten mit deinen Fahrern kommunizieren.
3. Die Desktop-Version für WhatsApp, Facebook Messenger und Viber
Springst du auf deinem Smartphone ständig von einer App zur anderen, um mit deinen Fahrern zu schreiben? Hast du gewusst, dass du deine Chat-Anwendungen auch auf deinem Computer aufrufen kannst um so schneller zu antworten?
Hier findest du die Desktop-Versionen beliebter Chat-Anwendungen:
Diese Desktop-Versionen erlauben dir deine Smartphone auch mal links liegen zu lassen, um auf dem großen Bildschirm mit deinen Fahrern zu schreiben.
Wusstest du?
Manchmal verliert man vielleicht schon mal den Überblick. Welches Gespräch gehört nochmals zu welcher Fahrt? Wie heißt der Fahrer für den Auftrag nochmals? Mit Heylog hast du immer den optimalen Überblick zu all deinen Fahrten und Fahrern.
4. Alle Daten und Dokumente an einem Ort speichern
Für die zentrale Verwaltung von Dokumenten außerhalb deines TMS gibt es bereits viele Lösungen, wie etwa eigene Datei-Server, OneDrive, Dropbox, Google Drive und viele mehr. Doch manchmal benötigt man hier ein bisschen länger, um sich durch das Labyrinth der Ordner zu wühlen. Und manchmal speichert man es in der Kürze der Zeit vielleicht auch nicht ganz richtig ab.
Die Gespräche über WhatsApp & Co kann man leider nicht ganz so einfach auf einem Server zentral speichern. Selbst nach Feierabend oder im Urlaub kannst du den Chat mit deinen Fahrern nicht einfach an einen Kollegen oder eine Kollegin übergeben, sondern musst selbst auch hier noch erreichbar sein.
Wusstest du?
Mit Heylog kannst du alle deine Unterhaltungen datenschutzkonform. Wenn du außerdem mal nicht verfügbar bist, kannst du die Konversationen einem Kollegen übergeben, der die Fahrt für dich im Urlaub oder nach deiner Schicht übernehmen kann.
5. Weniger Kommunikations-Aufwand mit deinen Kunden durch Tracking-Links
Wie oft schreibt dir ein Kunde, wo sich die Ladung gerade befindet oder ob sie rechtzeitig ankommt? Mit Tracking-Links kannst du viele Anfragen deiner Kunden reduzieren, da der Status der Lieferung ständig abrufbar ist.
Mit deinem TMS ist das in vielen Fällen einfach gemacht, bei Fahrten mit externen Fahrern und Subunternehmen ist das oft schwierig. In so einem Fall kannst du alternativ deinen Kunden anrufen und ihm Bescheid geben, dass alles in Ordnung ist.
Wusstest du?
Mit Heylog kann dein Fahrer über WhatsApp & Co. ganz einfach Bescheid geben, wo er sich gerade befindet und Heylog erkennt automatisch den Status deines Auftrages. Damit weiß dann auch der Kunde nach deiner Freigabe, dass alles wie geplant funktioniert.
Der Dispositions-Alltag ist bereits stressig genug. Wir helfen dir und haben deswegen Heylog entwickelt, damit du Zeit und Nerven sparst.
Mit Heylog kannst du mit deinen Fahrern ganz einfach über WhatsApp, Facebook Messenger und Viber schreiben und bist somit immer in bester Verbindung. Durch Funktionen wie der automatischen Übersetzung, Text-Vorlagen, zentralem Dokumenten-Management und Tracking-Links sparst du wertvolle Zeit im Dispositions-Alltag.
