5 Tipps für Disponenten, um die Kommunikation mit deinen Fahrern zu verbessern

Der Erfolg in der Disposition hängt von der reibungslosen Koordination zwischen vielen Aufgabenbereichen ab. Angefangen bei Spediteuren und Disponenten, über Lagerarbeiter und Fahrern bis hin zu den Auftraggebern und Kunden. Wichtig ist dabei, dass alle Beteiligten den Überblick behalten und auch bei kurzfristigen Änderungen und akuten Problemen schnell handeln können.

Transport Management Systeme, kurz TMS, schaffen bereits Abhilfe, wie zum Beispiel in der Planung, Durchführung und Optimierung der Transporte. Bei Fahrten mit externen Fahrern und Subunternehmen, die meist nicht im TMS sind, da sie sich nicht für jede Fahrt eine neue komplizierte App herunterladen möchten, ist Kommunikation allerdings ein schwieriges Thema. Hier sind Disponenten in der Regel auf sich alleine gestellt und das restliche Team hat keinen Durchblick, wenn es mal notwendig ist.

Dazu kommt, dass es eine große Fluktuation von Kraftfahrern gibt. Disponenten und Disponentinnen stehen also zusätzlich vor der Herausforderung, den Überblick über die ständig wechselnden Messaging-Dienste und Sprachen zu behalten, um den planmäßigen Transport zu garantieren.

Klare Kommunikation mit ihren Fahrern und Fahrerinnen ist dabei das A und O, weshalb wir dir mit diesen Tipps helfen wollen, dich einfacher und effizienter mit ihnen zu verständigen.

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1. Behalte mit Messaging-Diensten den Überblick

Wo befinden sich deine Fahrer für den Großteil ihres Arbeitstags? Auf Autohöfen, Autobahnen und an Laderampen. Oder anders gesagt: an unglaublich lauten Orten. Das gestaltet die Kommunikation über Anrufe und CB-Radios oft schwierig, da du nicht sichergehen kannst, dass ihr euch akustisch und somit inhaltlich versteht. 

Deswegen setzen immer mehr Disponenten auf Messaging-Dienste, wie WhatsApp & Co, da die Geräuschkulisse keine Rolle spielt und sie wissen, dass ihre Nachricht angekommen ist. Außerdem können beide Seiten immer durch den Chatverlauf gehen, um noch mal nachzusehen, was denn der letzte Stand oder die letzte Vorgabe war.

Wusstest du?
Mit Heylog kannst du deinen Fahrern das Leben noch einfacher machen, da sie ihre Lieblingsmessenger wie WhatsApp, Facebook Messenger & Viber nun DSGVO-konform nutzen können und sich deswegen keine zusätzlichen Apps herunterladen müssen.

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2. Verzichte auf zu viel Fachjargon und gib klare Vorgaben

Deine Kommunikation muss klar und präzise sein. Vor allem für neue und externe Fahrer und Fahrerinnen wird Dispositions- und Logistikjargon schnell zur Fremdsprache. In einem Gespräch in der Disposition fallen in kürzester Zeit schnell mal mehr Abkürzungen als bei Fanta Vier's Hit MFG. Für die Logistik und Disposition gibt es ganze Abkürzungsverzeichnisse. Einige der gängigsten Beispiele sind:

• CQ (Allgemeiner Ruf an alle Stationen)
• QRT (Unterbrechung der Aussendung)
• QRV (Bereitschaft, ich bin bereit)

Im Zweifelsfall ist es also besser, wichtige Informationen so einfach und nachvollziehbar wie möglich zu kommunizieren.Nur mit genauen Vorgaben können sich deine Fahrer auch genau an Vorgaben halten. Oftmals hilft es, ein Protokoll zu erstellen, mit dem du deine Fahrer Schritt-für-Schritt durch ihren Transport leitest, damit sie genau wissen, wann was zu tun ist und sie dir schnell und einfach ein Statusupdate geben können.

Wusstest du?
Mit den umfangreichen Nachrichtenvorlagen von Heylog kannst du schnell und fehlerfrei Nachrichten für jeden Abschnitt des Transports erstellen und senden. Deine Fahrer bekommen dazu automatische Antwortmöglichkeiten und können dir mit nur einem Klick antworten. So behältst du mit wenig Aufwand den Überblick und bist immer up to date.

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3. Komme deinen Fahrern entgegen und sei flexibel mit Sprachen

In der Disposition ist es gang und gäbe, mit Fahrern mit verschiedenen Hintergründen und Herkünften zu arbeiten. In einer idealen Welt müssten Disponenten also viele verschiedene Sprachen perfekt beherrschen, um Misskommunikationen und Sprachbarrieren zu verhindern. 

Doch das ist nicht nur unrealistisch, sondern mit Technologie auch gar nicht mehr nötig. Schon allein indem du Online-Übersetzer wie Google Translate oder DeepL zur Hilfe ziehst, kommst du deinen Fahrern entgegen und kannst Nachrichten ganz einfach in unterschiedlichen Sprachen verstehen und beantworten.

Wusstest du?
Heylog erkennt die Sprache der versandten Nachrichten und übersetzt sie automatisch in die bevorzugte Sprache der Nutzer. So könnt ihr fehlerfrei kommunizieren, ohne dieselbe Sprache sprechen zu müssen.

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4. Nehme deinen Fahrern und dir mit intelligenten Funktionen Arbeit ab

Die Dokumentation deiner Transporte ist im Optimalfall großteils automatisiert und lückenlos, sodass du im Fall der Fälle nicht gemeinsam mit dem Fahrer durch Anrufprotokolle, Nachrichten & Co forschen musst, um mögliche Verspätungen oder Schadensfälle zu begründen und melden. Der Transport ist für deine Fahrer schon stressig genug. Mache ihnen das Leben also einfacher, indem du mit smarten Funktionen, die Dokumentation und Analyse deiner Fahrten so mühelos wie möglich gestaltest.

Außerdem speichern die meisten modernen Systeme deine Dokumente in einer zentralen Datenbank, damit du alles einfach an einem Ort verwalten kannst. Die Datenübertragung wird damit zur Nebensache, da sie automatisch passiert.

‍Wusstest du?
Mit Heylog können sich deine Fahrer vollkommen um den Transport kümmern und dir automatisch oder mit nur wenigen Klicks alle relevanten Informationen zu ihren Transporten wie Abnahmedokumente, Standorte und Routen in Echtzeit übermitteln.

5. Verbessere die Kommunikation im Dispositions-Team

Im Dispositionsalltag müssen gefühlt 20 Dinge gleichzeitig passieren. Da verliert man im Team schnell den Überblick. Die Übergabe und Koordination sind stressig, unübersichtlich und führen oft dazu, dass deine Fahrer nicht mehr wissen, was zu tun ist, weil sie unklare Infos bekommen.

Gute Kommunikation muss also schon im Dispositionsteam starten, da sonst der Ablauf des Transports und somit die pünktliche Übergabe auf dem Spiel stehen. Viele Teams teilen deswegen die Fahrten auf, damit es für jeden Transport eine Ansprechperson gibt. In wöchentlichen Meetings mit dem ganzen Team könnt ihr euch auf dem Laufenden halten und die Informationen zu den verschiedenen Transporten in geteilten Online-Datenbanken speichern, um den Überblick zu behalten.

Wusstest du?
Da Heylog in einem zentralen Dashboard Infos wie Nachrichten, Dokumente und Routen zu deinen Transporten vereinigt, kannst du mit nur einem Klick deinen Kollegen und Kolleginnen alle relevanten Infos und vollständige Konversationen übergeben, wenn es mal notwendig ist.

Wir helfen dir mit Heylog Kommunikations-Alltag in der Logistik zu meistern.

Unser Ziel ist es, die Kommunikation entlang der Lieferkette zu vereinfachen und Transportmanagern die Werkzeuge bereitzustellen, ihre Sendungen erfolgreich und effizient zu verwalten.

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